Heutzutage müssen Personalvermittler wie ihre Kollegen in Vertrieb und Marketing denken. Während sich ihre Jobs in Bezug auf die täglichen Aufgaben ziemlich unterscheiden, sind die gewünschten Ergebnisse ziemlich ähnlich: neue potenzielle Kunden (oder Neueinstellungen) zu gewinnen, zu konvertieren und zu schließen, durch vielfältige, aber sich ergänzende Kanäle. 

Diese Ähnlichkeit wird besonders deutlich, wenn man die wachsende Popularität des Rekrutierungsfunnels und seine Auswirkungen auf die Einstellung von Unternehmen auf der ganzen Welt bedenkt. .

Was ist ein Recruiting Funnel?

Wie bereits erwähnt, ist ein Rekrutierungsfunnel ein ähnliches Konzept wie im Vertrieb und Marketing. Es wird nur auf Kandidaten und nicht auf potenzielle Kunden angewendet.

Dabei handelt es sich um einen definierten Rahmen, der Sie durch den gesamten Rekrutierungsprozess – von Anfang bis Ende – führt und den Kandidatenpool nach jedem Schritt schrittweise eingrenzt, bis eine Einstellungsentscheidung getroffen wird.

Rekrutierungsfunnel können eine unterschiedliche Anzahl von Phasen haben, je nachdem, wie komplex oder einfach Ihr Rekrutierungsprozess ist.

Das übergeordnete Ziel des Rekrutierungsfunnel besteht darin, einen wiederholbaren, skalierbaren und systematischen Prozess zur Gewinnung, Förderung und Einstellung von Talenten zu schaffen.

Recruiting Funnels helfen Ihnen dabei:

Vereinfachen Sie den Rekrutierungsprozess in definierte Phasen mit jeweils eigenen Strategien, Zielen und Aktionen

Unterteilen Sie jede dieser Phasen in funktionale Aufgaben, die leicht einem Mitglied des Recruiting-Teams zugewiesen werden können.

Optimieren Sie jede Phase des Funnels, um sicherzustellen, dass die Kandidaten an Ihrem Unternehmen interessiert sind und auch interessiert bleiben.

Optimieren Sie die Ressourcennutzung in jeder Phase des Funnels, um einen maximalen ROI zu gewährleisten

Kanäle oder Taktiken, die in keiner Phase des Funnels funktionieren, einfach entfernen.

Die Visualisierung Ihres Rekrutierungsfunnels ist auch eine großartige Möglichkeit, um sicherzustellen, dass alle am Prozess Beteiligten den Workflow für jeden neuen Mitarbeiter kennen und verstehen. 

Dies ist ein wertvolles Werkzeug, um sicherzustellen, dass Ihr Rekrutierungsteam auf dem gleichen Stand ist, und kann verwendet werden, um neue Rekruter schnell in Ihre Prozesse einzubinden.

Was sind die Schritte im Recruiting Funnel?

Die meisten Rekrutierungsfunnel enthalten zwischen fünf und acht Schritte. In der Regel sind dies:

• Aufmerksamkeit schaffen 
• Attraktion
• Anwendung
• Vorprüfung
• Vorstellungsgespräch
• Einstellung

Schauen wir uns ein typisches Recruitment-Funnel-Framework an, das diese sechs verschiedenen Phasen enthält. Für jede Phase definieren wir Schlüsselaktivitäten für Rekruter, gemeinsame Herausforderungen und deren Lösungen sowie einige KPI’s, die für jede Phase zu berücksichtigen sind.

1. Aufmerksamkeit schaffen

In der sogenannten Awareness-Phase geht es darum, die Aufmerksamkeit Ihrer Kandidaten zu gewinnen und sicherzustellen, dass sie Ihre Arbeitgebermarke kennen.

Zu den wichtigsten Aktivitäten gehören:

Optimierung Ihrer Arbeitgebermarke. 

Identifizieren Sie das Einzigartige und Attraktive an Ihrem Unternehmen als Arbeitgeber und präsentieren Sie dies überzeugend auf verschiedenen Kanälen. Dies kann Ihre Karriereseite, Stellenbewerbung, Stellenbeschreibungen, soziale Medien und Karrierepublikationen umfassen. 

Stellen Sie sicher, dass Ihre Botschaft und Markengeschichte bei Ihren idealen Kandidaten ankommt.

Engagement im sozialen Bereich. 

Interagieren Sie mit Zielkandidaten und nehmen Sie an Gesprächen in den Gruppen und Trends teil, in denen sich Ihre idealen Kandidaten online teilnehmen. 

Fördern Sie eine aktive Interaktion mit potenziellen Kandidaten über soziale Medien und nutzen Sie Ihre eigenen Kanäle, um die Persönlichkeit und Werte Ihres Unternehmens zu präsentieren.

Networking mit passiven Kandidaten. 

Ermutigen Sie Recruiter, an Networking-Events teilzunehmen, um Ihre Marke bekannt zu machen. Setzen Sie sich nach Möglichkeit mit passiven Kandidaten zusammen, um ihnen darzulegen, warum sie in Ihrem Unternehmen arbeiten sollten.

Häufige Herausforderungen sind:

• Sich von der Masse abheben
• Eine überzeugende Markengeschichte erzählen
• Interessante Kandidaten, auf sich aufmerksam zu machen

Lösungen für diese Probleme umfassen:

Finden Sie heraus, was an Ihrem Unternehmen und seinen Mitarbeitern einzigartig und interessant ist.

Versuchen Sie die Unternehmensgeschichte in einer interessanten Art und Weise zu erzählen. Teilen Sie diese Inhalte strategisch auf ihren eigenen und unterschiedlichen online Plattformen

Zu den wichtigsten KPI’s gehören:

• Besucher Ihrer Karriereseite
• Engagement in Ihren Social-Media-Beiträgen
• Anzahl der Gespräche mit neuen Kandidaten

Nach der Awareness Phase kommt die “Attraction” Phase.

2. Attraction Phase 

In der “Attraktivitätsphase” bewegen Sie sich von einer stärkeren Förderung Ihrer Arbeitgebermarke hin zu einer Konzentration auf bestimmte Stellenangebote, die besetzt werden müssen. Hier beginnt die fortlaufende, praktische Teil in jedem Rekrutierungsfunnel.

Zu den wichtigsten Aktivitäten gehören:

• Verfassen von überzeugenden Stellenbeschreibungen und Stellenanzeigen
• Stellen Sie Ihre Stellenangebote an den richtigen Stellen aus
• Werden Sie kreativ um neue Kandidaten finden
• Sprechen Sie mit den Kandidaten die bereits zur Verfügung zu stehen.

Häufige Herausforderungen sind:

• Ihren idealen Kandidaten ansprechen.
• Gewinnen von qualifizierten Kandidaten, die sich über einen Ihrer Outreach-Kanäle bewerben

Lösungen für diese Probleme umfassen:

Verfassen von einzigartigen Stellenbeschreibungen und Anzeigen für jede Position

Überlegen Sie, was Ihre idealen Kandidaten mögen, wollen und schätzen

Optimieren Sie die Sprache in Ihren Stellenbeschreibungen, um den idealen Kandidaten anzusprechen

Zu den wichtigsten Kennzahlen gehören:

Besucher der Karriereseite zu Bewerbern (der Branchen-Benchmark liegt bei einer Conversion-Rate von etwa 11% von Besuchern der Karriereseite zu Bewerbern)

Nach der “Anziehungsphase” kommt die Bewerbungsphase.

3. Bewerbungsphase

In der Bewerbungsphase zahlt sich Ihre ganze Arbeit aus der Awareness-und Attraction Phase aus. An dieser Stelle bewerben sich interessierte Kandidaten auf die Stelle und durchlaufen den Bewerbungsprozess. Sie haben jetzt einige aktive Kandidaten – oder „Leads“ – in Ihrem Pool, um den Rest des Funnels abzuarbeiten.

Zu den wichtigsten Aktivitäten gehören:

• Anbieten einen einfachen Bewerbungsprozess
• Sicherstellen, dass Bewerbungen nicht länger als fünf bis zehn Minuten dauern
• Optimierung des Prozesses für mobile Geräte
• Bestätigungs- und Folge-E-Mails automatisieren
• Sicherstellen, dass Bewerbungen zur Verarbeitung nahtlos in Ihr CRM einfließen

Häufige Herausforderungen sind:

• Alte Bewerbungsverfahren, die umständlich und langwierig sein können
• Plötzliche Ausstiege aus dem Bewerbungsprozess

Lösungen für diese Probleme umfassen:

Verzichten Sie auf unnötige Schritte im Bewerbungsprozess und nehmen Sie nur das auf, was zu 100% für eine Einstellungsentscheidung erforderlich ist

Zu den wichtigsten Kennzahlen gehören:

• Gesamtzahl der Bewerber
• Bewerbungsabschlussquote vs. Einstiegsquote
• Die durchschnittliche Anzahl der Bewerber pro Besuch der Stellenausschreibung

Nach der Bewerbungsphase kommt das Pre-Screening.

4. Vorab-Screening

In der Pre-Screening-Phase des Recruiting-Funnels beginnen Sie, qualifizierte Kandidaten zu bearbeiten, in die engere Auswahl zu nehmen und zu kennzeichnen, die Sie weiter untersuchen möchten. 

Das Ziel in dieser Phase ist es, alle Kandidaten auszusortieren, die die Mindestanforderungen für die Position nicht erfüllen, und anhand ihres Lebenslaufs zu identifizieren, wer ein Top-Bewerber sein könnte.

Zu den wichtigsten Aktivitäten gehören:

• Analysieren von Lebensläufen im Vergleich zu Ihren definierten Jobanforderungen
• Manuelles Screening von in die engere Wahl gezogenen Lebensläufen 
• Kennzeichnen von Kandidaten, die die Extrameile gehen.
• Offenhalten der Kommunikationswege, indem die Kandidaten informiert werden, wenn sie in die nächste Phase des Bewerbungsprozesses übergegangen sind
• Auswahl von Kandidaten, die in die Interviewphase des Trichters übergehen

Häufige Herausforderungen sind:

• Das Bewerberaufkommen führt zu Engpässen bei der Bearbeitung und Auswahl
• Verzögerung zwischen Bewerbung und nächster Kommunikation, die dazu führen kann, dass der Kandidat desinteressiert wird
• Automatisierte Auswahlliste, die dazu führt, dass Sie Kandidaten aufgrund von Fehlenden Informationen oder kleinen Fehlern in ihren Lebensläufen unwissentlich disqualifizieren

Lösungen für diese Probleme umfassen:

• Stellen Sie sicher, dass Sie über ein hochwertiges CRM verfügen, das eingehende Bewerbungen in großem Umfang automatisch analysieren, sortieren und in die engere Auswahl nehmen kann
• Einrichten automatischer E-Mail-Antworten, Dankes-E-Mails und Check-Ins, die in geplanten Abständen zugestellt werden, nachdem ein Kandidat auf „Bewerben“ geklickt hat
• Stichprobenkontrollen von disqualifizierten Lebensläufen durchführen, um sicherzustellen, dass Ihre Filterparameter richtig eingerichtet sind.
• Optimieren Sie diese Filterparameter regelmäßig, um sicherzustellen, dass Ihr Matching so zuverlässig wie möglich ist

Zu den wichtigsten Kennzahlen gehören:

• Gesamtzahl der Bewerber für Kandidaten auf der Shortlist
• Gesamtzahl der Bewerber bis zum Vorstellungsgespräch (diese sollte etwa 12 % betragen, kann jedoch je nach Funktion, Branche und Bewerberaufkommen variieren)

Nach der Pre-Screening-Phase kommen die Vorstellungsgespräche.

5. Vorstellungsgespräche

Die Interviewphase ist die praxisnahe Phase im Rekrutierungsfunnel und darüber hinaus die beste Chance für Ihr Team, den richtigen Mitarbeiter zu finden. 

Diese Phase umfasst in der Regel eine Vorauswahl mit dem Personalvermittler, ein Vorstellungsgespräch mit dem Einstellungsmanager und Zweitgespräche mit anderen Teammitgliedern oder der Geschäftsleitung.

Zu den wichtigsten Aktivitäten gehören:

• Zusammenstellung eines Einstellungs Teams zur Durchführung von stufenweisen Vorstellungsgesprächen
• Verwenden von Best Practices für die kollaborative Einstellung, um die Eignung von Kandidaten als Team zu bewerten
• Verwendung strukturierter Interviews, um Objektivität und Konsistenz in allen Meetings zu gewährleisten
• Verwendung von Interview-Scorecards, um sicherzustellen, dass alle Kandidaten auf Augenhöhe bewertet werden

Häufige Herausforderungen sind:

• Unbewusste Voreingenommenheit überwinden
• Berücksichtigung potenzieller Leistungsverzerrungen während des Vorstellungsgesprächs
• Umgang mit Qualitätsproblemen bei Remote-Interviews
• Berücksichtigung unterschiedlicher Meinungen zwischen den Mitgliedern des Einstellungsteams

Lösungen für diese Probleme umfassen:

• Einsatz von kollaborativen Einstellungen und strukturierten Interviews, um den Einfluss offener oder unbewusster Voreingenommenheit zu begrenzen
• Bewertung von Kandidaten anhand der Gesamtheit ihrer Bewerbung, nicht nur des Lebenslaufs oder der Vorstellungsgespräche
• Verwenden Sie eine hochwertige Video-Interview-Software, um die Erfahrung so reibungslos wie möglich zu gestalten
• Klare Definition von Rollen, Verantwortlichkeiten und Entscheidungsbefugnissen bei der Bildung des Einstellungsteams

Zu den wichtigsten Kennzahlen gehören:

• Gesamtzahl der Interviews pro Kandidat (Sie möchten dies so schlank wie möglich halten)
• Ergebnisse der Interview-Scorecard
• Interview, um Conversion-Prozentsatz anzubieten

Nach der Interviewphase kommt der letzte Schritt: die Einstellung.

6. Einstellung

In der letzten Phase dieses Rekrutierungstrichters – der Einstellung – wählen Sie (und ggf. Ihr Einstellungsteam) einen Kandidaten aus, unterbreiten ihm ein Angebot und verhandeln über Bedingungen.

Zu den wichtigsten Aktivitäten gehören:

• Treffen einer Einstellungsentscheidung basierend auf dem Input des Einstellungsteams
• Erstellung eines maßgeschneiderten Angebots für den ausgewählten Kandidaten
• Verhandeln von Gehalt, Sozialleistungen, Urlaub usw. nach Bedarf

Häufige Herausforderungen sind:

• Die Zeit, die es braucht, um maßgeschneiderte Jobangebote zu erstellen
• Das Risiko, dass Kandidaten ein weiteres Stellenangebot auf dem Tisch haben (und annehmen)
• Sicherstellen, dass der ausgewählte Kandidat bis zur Unterzeichnung des Angebots engagiert und engagiert bleibt

Lösungen für diese Probleme umfassen:

• Verwendung von Stellenangeboten mit Vorlagen, die schnell für jede Position angepasst werden können
• Verwenden Sie automatisierte Aktionen in Ihrem CRM, um schnell Stellenangebote und Onboarding-Dokumente zu senden, sobald eine Entscheidung getroffen wurde
• Sicherstellen, dass der aktenkundige Recruiter bis zum ersten Arbeitstag aktiv mit dem Kandidaten in Kontakt tritt

Zu den wichtigsten Kennzahlen gehören:

• Prozentsatz der angenommenen Angebote
• Zeit vom Angebot bis zur Vertragsunterschrift

Wie Sie sehen können, enthält jede Phase des Rekrutierungsfunnels einzigartige Aufgaben, Herausforderungen und KPI’s. Zusammen bilden diese Phasen den gesamten Einstellungsprozess und die Auswirkungen, die er für Ihr Unternehmen liefert.

Zusätzlich zu den oben aufgeführten KPI’s sollten Sie auch auf Zahlen achten, die die Gesamteffizienz Ihres gesamten Rekrutierungsfunnels widerspiegeln.