Datenschutzrichtlinie für Bewerberinnen und Bewerber – Datenschutzerklärung

Informationsklausel für Bewerberinnen und Bewerber (Datenschutzerklärung)

Diese Klausel betrifft Bewerber, die an von SILVERHAND durchgeführten Bewerbungsverfahren für Arbeitgeber mit Sitz in Polen, der Europäischen Union oder dem Europäischen Wirtschaftsraum teilnehmen, einschließlich ausländischer Zeitarbeitsagenturen, die Arbeitnehmer an Entleiher überlassen. Die männliche Form „Bewerber“ wird ausschließlich zur Vereinfachung und besseren Lesbarkeit dieser Klausel verwendet. Sämtliche Bestimmungen dieser Klausel gelten gleichermaßen für Bewerberinnen und Bewerber.

1. Verantwortlicher und Kontaktdaten

Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist SILVERHAND Dominik Matczak, ul. Garbary 35/9, 61-868 Poznań, NIP 6222558929, eine im Nationalen Register der Arbeitsvermittlungsagenturen unter der Nummer 7822 eingetragene Arbeitsvermittlungsagentur, im Folgenden „Silverhand“ oder „Verantwortlicher“. In Angelegenheiten der Verarbeitung personenbezogener Daten können Sie den Verantwortlichen per E-Mail unter rodo@silverhand.eu, postalisch unter der oben genannten Adresse oder telefonisch unter +48 539 601 600 kontaktieren.

2. Rekrutierungsmodell

Silverhand erbringt Dienstleistungen der Arbeitsvermittlung. Potenzieller Arbeitgeber kann ein Unternehmen sein, das den Bewerber unmittelbar beschäftigt, oder eine Zeitarbeitsagentur, die den Arbeitnehmer beschäftigt und ihn zur Ausführung der Arbeit für einen Entleiher überlässt. Im Rahmen der Zeitarbeit ist die Zeitarbeitsagentur der formale Arbeitgeber, während der Entleiher das Unternehmen ist, für das sowie unter dessen Aufsicht und Leitung die Arbeit tatsächlich ausgeführt wird. Die Zeitarbeitsagentur und der Entleiher können an der Bewertung der Bewerbung und an der Organisation der weiteren Phasen des Bewerbungsverfahrens beteiligt sein. Nach Erhalt der Daten handeln die ausländische Zeitarbeitsagentur und der Entleiher grundsätzlich als eigenständige Verantwortliche für die Datenverarbeitung, soweit sie die Zwecke und Mittel der Verarbeitung selbst bestimmen. Sie sind verpflichtet, dem Bewerber eigene Informationen über die Verarbeitung seiner Daten zur Verfügung zu stellen. Wenn die Zeitarbeitsagentur den Arbeitnehmer nach seiner Einstellung einem anderen Entleiher oder einem anderen Projekt zuweist, erfolgt die weitere Verarbeitung und Weitergabe der Daten in der Verantwortung dieser Agentur und des jeweiligen Entleihers.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Personenbezogene Daten werden zu folgenden Zwecken verarbeitet:

• Entgegennahme und Registrierung der Bewerbung, Kontaktaufnahme mit dem Bewerber, Bewertung von Qualifikationen, Berufserfahrung, Berechtigungen, Sprachkenntnissen, Verfügbarkeit und Übereinstimmung mit den Anforderungen des ausgewählten Stellenangebots;
• Vorstellung des Bewerbers bei einem potenziellen Arbeitgeber, einschließlich einer ausländischen Zeitarbeitsagentur, sowie – soweit erforderlich – beim Entleiher;
• Organisation von Vorstellungsgesprächen, fachlichen oder sprachlichen Tests, Erstellung eines Beschäftigungsangebots und der mit der Arbeitsaufnahme im Ausland verbundenen Unterlagen;
• Überprüfung von Qualifikationen, beruflichen Berechtigungen und der Berechtigung zur Arbeitsaufnahme im Beschäftigungsstaat;
• Erfüllung der gesetzlichen Verpflichtungen von Silverhand als Arbeitsvermittlungsagentur;
• Gewährleistung der Sicherheit von Systemen und Kommunikation, Dokumentation des Verfahrensverlaufs, Bearbeitung von Beschwerden, Verhinderung von Missbrauch sowie Feststellung, Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen;
• Durchführung künftiger Bewerbungsverfahren – ausschließlich nach Einholung einer gesonderten, freiwilligen Einwilligung des Bewerbers.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten im laufenden Bewerbungsverfahren ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, d. h. die Durchführung von auf Antrag des Bewerbers erfolgenden Maßnahmen im Zusammenhang mit der Erbringung der Arbeitsvermittlungsleistung und dem Bestreben, einen Vertrag mit einem potenziellen Arbeitgeber abzuschließen. Soweit erforderlich, ist auch Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO Rechtsgrundlage, insbesondere im Zusammenhang mit Verpflichtungen aus den Vorschriften über den Arbeitsmarkt und die Arbeitsvermittlung, sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, d. h. das berechtigte Interesse des Verantwortlichen, das die Sicherheit, die Dokumentation des Verfahrens, die Bearbeitung von Beschwerden und den Schutz vor Ansprüchen umfasst. Die Verarbeitung von Daten für künftige Bewerbungsverfahren erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, d. h. aufgrund einer gesonderten Einwilligung des Bewerbers. Die Nichterteilung dieser Einwilligung hat keinen Einfluss auf die Teilnahme am laufenden Bewerbungsverfahren.

4. Umfang der verarbeiteten Daten

Silverhand kann insbesondere folgende Daten verarbeiten: Vor- und Nachname, Kontaktdaten, Geburtsdatum – sofern erforderlich, Angaben zu Ausbildung, Qualifikationen, Berufserfahrung, Beschäftigungsverlauf, Sprachkenntnissen, Berechtigungen und Zertifikaten, Führerschein – sofern für die jeweilige Stelle erforderlich, Verfügbarkeit, Erwartungen hinsichtlich der Beschäftigung, Angaben zur Bereitschaft zur Umsiedlung und zur Berechtigung zur Arbeitsaufnahme sowie Daten, die während der Bewerbungsgespräche übermittelt werden. Im Rahmen der ersten Bewerbung verlangt Silverhand keine Angabe der PESEL-Nummer, der Bankkontonummer, des Familienstands, von Informationen über Kinder und auch keine Übermittlung einer vollständigen Kopie eines Identitätsdokuments. Diese Daten können zu einem späteren Zeitpunkt nur dann erhoben werden, wenn dies zur Erfüllung einer konkreten gesetzlichen Verpflichtung, zur Erstellung der erforderlichen Unterlagen oder zum Abschluss eines Vertrags notwendig ist. Bitte nehmen Sie in Ihre Bewerbungsunterlagen keine Daten besonderer Kategorien auf, insbesondere keine Informationen über den Gesundheitszustand, eine Behinderung, die rassische oder ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen, Gewerkschaftszugehörigkeit, genetische oder biometrische Daten, das Sexualleben oder die sexuelle Orientierung, sofern diese nicht objektiv für das konkrete Verfahren erforderlich sind. Solche Daten werden nur dann aktiv verarbeitet, wenn eine entsprechende Rechtsgrundlage besteht, insbesondere eine gesonderte ausdrückliche Einwilligung gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO oder eine gesetzliche Verpflichtung. Informationen über strafrechtliche Verurteilungen und Rechtsverstöße werden nur verarbeitet, soweit dies nach dem Recht der Europäischen Union oder dem Recht eines Mitgliedstaats zulässig ist. Der Bewerber sollte solche Informationen nicht übermitteln, sofern Silverhand nicht darüber informiert hat, dass sie für die jeweilige Stelle erforderlich sind.

5. Empfänger der Daten

Personenbezogene Daten können ausschließlich im erforderlichen Umfang folgenden Empfängern zur Verfügung gestellt oder an diese zur Verarbeitung übermittelt werden:

• von Silverhand zur Durchführung der Rekrutierung und zur Betreuung von Bewerbungsverfahren autorisierte Personen;
• Anbieter von Hosting-, E-Mail-, ATS-, CRM-, HR- und IT-Dienstleistungen sowie Unternehmen, die Rechtsberatung, Prüfungsleistungen oder Dienstleistungen im Bereich der Informationssicherheit erbringen;
• potenzielle Arbeitgeber mit Sitz in Polen, der EU oder dem EWR, einschließlich ausländischer Zeitarbeitsagenturen;
• Entleiher, für die der Bewerber möglicherweise tätig wird, sofern die Übermittlung der Daten zur Bewertung der Bewerbung für eine konkrete Stelle, ein konkretes Projekt oder einen konkreten Überlassungszeitraum erforderlich ist;
• öffentliche Stellen und andere zur Entgegennahme von Daten aufgrund geltender Vorschriften berechtigte Stellen.

Die Daten können dem Entleiher entweder unmittelbar durch Silverhand oder über eine ausländische Zeitarbeitsagentur übermittelt werden. Der Umfang der Daten wird auf die Informationen beschränkt, die zur Bewertung der Bewerbung und zur Organisation des Verfahrens erforderlich sind. Silverhand übermittelt eine Bewerbung nicht an eine unbegrenzte oder unbestimmte Anzahl von Stellen oder Unternehmen. Jede Vorstellung eines Bewerbers sollte sich auf ein konkretes Stellenangebot, eine konkrete Position, ein konkretes Projekt oder einen Arbeitgeber beziehen, der den Qualifikationen und Präferenzen des Bewerbers entspricht.

6. Informationen über die Zeitarbeitsagentur und den Entleiher

Wenn der Name der ausländischen Zeitarbeitsagentur oder des Entleihers in der Stellenanzeige oder im Formular angegeben oder dem Bewerber während eines Gesprächs mitgeteilt wurde, können die Daten im Rahmen des angegebenen Bewerbungsverfahrens an diese Stelle übermittelt werden. Wenn die Identität der Zeitarbeitsagentur oder des Entleihers zuvor nicht offengelegt wurde, informiert Silverhand den Bewerber – vor der Übermittlung der Daten – telefonisch zumindest über den Namen der Stelle, das Land ihres Sitzes, die Position oder die Art des Projekts sowie die Rolle dieser Stelle im Bewerbungsverfahren. Der Bewerber kann die Übermittlung seiner Daten an eine bestimmte Stelle ablehnen, ohne dass dies seine Möglichkeit zur Teilnahme an anderen Bewerbungsverfahren beeinträchtigt.

7. Übermittlung von Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums

Die von dieser Klausel erfassten Verfahren werden ausschließlich für Arbeitgeber und Entleiher mit Sitz in Polen, der Europäischen Union oder dem Europäischen Wirtschaftsraum durchgeführt. Silverhand übermittelt im Rahmen dieser Verfahren keine Bewerbungen an Arbeitgeber oder Entleiher mit Sitz außerhalb des EWR. Sollte die Nutzung eines bestimmten IT-Dienstleisters technisch mit einer Übermittlung von Daten außerhalb des EWR verbunden sein, darf eine solche Übermittlung ausschließlich im Einklang mit Kapitel V DSGVO erfolgen, insbesondere auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission, der Standarddatenschutzklauseln oder eines anderen gesetzlich vorgesehenen Mechanismus.

8. Dauer der Datenspeicherung

Daten im Zusammenhang mit dem laufenden Bewerbungsverfahren werden für die Dauer des Verfahrens und grundsätzlich bis zu 24 Monate nach dessen Abschluss gespeichert, insbesondere zum Zweck der Dokumentation des Bewerbungsverfahrens, der Bearbeitung von Beschwerden sowie der Feststellung, Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen. Wenn der Bewerber zur Arbeitsaufnahme vermittelt wird oder die erforderlichen Unterlagen erstellt werden, werden die Daten für den Zeitraum gespeichert, der sich aus den geltenden Vorschriften ergibt, sowie für die Dauer, die zur Durchführung und Abrechnung der Dienstleistungen und zum Schutz vor Ansprüchen erforderlich ist. Daten, die für künftige Bewerbungsverfahren verarbeitet werden, werden 24 Monate ab Erteilung der Einwilligung oder bis zu ihrem vorherigen Widerruf gespeichert. Nach Widerruf der Einwilligung werden die Daten nicht mehr für künftige Bewerbungsverfahren verwendet, es sei denn, es besteht eine andere Rechtsgrundlage für ihre weitere Speicherung. Im Falle eines Rechtsstreits können die Daten bis zu dessen rechtskräftiger Beendigung und bis zur Umsetzung der Entscheidung gespeichert werden.

9. Freiwilligkeit der Datenbereitstellung

Die Bereitstellung der Daten ist freiwillig. Das Fehlen von Daten, die für die Bewertung der Bewerbung, die Kontaktaufnahme oder die Erstellung der erforderlichen Unterlagen notwendig sind, kann jedoch die Teilnahme am jeweiligen Bewerbungsverfahren unmöglich machen. Die Einwilligung in künftige Bewerbungsverfahren ist vollständig freiwillig. Die Nichterteilung der Einwilligung oder ihr späterer Widerruf hat keine negativen Auswirkungen auf das laufende Verfahren.

10. Rechte des Bewerbers

Der Bewerber hat das Recht auf: Auskunft über seine Daten und Erhalt einer Kopie, Berichtigung der Daten, Löschung der Daten – in den gesetzlich vorgesehenen Fällen, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit – sofern die Verarbeitung auf einer Einwilligung oder einem Vertrag beruht und automatisiert erfolgt, Widerspruch gegen eine auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO gestützte Verarbeitung sowie jederzeitigen Widerruf der Einwilligung, soweit die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht. Der Widerruf der Einwilligung berührt nicht die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung, die vor ihrem Widerruf erfolgt ist. Ein Antrag auf Löschung der Daten umfasst nicht solche Daten, die Silverhand aufgrund einer gesetzlichen Verpflichtung oder zum Zweck der Feststellung, Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen weiterhin verarbeiten muss. Zur Ausübung der Rechte wenden Sie sich bitte an Silverhand unter rodo@silverhand.eu.

11. Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde

Wenn der Bewerber der Ansicht ist, dass die Verarbeitung seiner Daten gegen gesetzliche Vorschriften verstößt, hat er das Recht, eine Beschwerde beim Präsidenten des Amtes für den Schutz personenbezogener Daten (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych) einzureichen.

12. Automatisierte Entscheidungsfindung

Silverhand trifft gegenüber Bewerbern keine Entscheidungen, die rechtliche Wirkung entfalten oder sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen, ausschließlich auf automatisierte Weise. IT-Tools können die Sortierung und Zuordnung von Bewerbungen unterstützen; die endgültige Bewertung der Bewerbung und die Entscheidung über ihre Weiterleitung werden jedoch von einer Person getroffen oder durch eine Person bestätigt.